6.03 Projectgroepen & Crew Lead

Projectgroepen en Rollen

Festileaks verslaat elke zomer zo’n 60 tot 80 festivals. Tijdens het hoogseizoen verslaan we soms wel 10 festivals in één weekend. Dat is een enorme operatie. Daarom werken we met speciale projectgroepen voor alle festivals die we verslaan. Meestal maken we per festival een aparte WhatsApp-groep aan, die gebruikt kan en moet worden voor de communicatie rondom de verslaggeving.

Het is sterk aanbevolen om binnen je projectgroep goede afspraken te maken over beschikbaarheid. Spreek bijvoorbeeld af wanneer het ‘Contentplan’ (voorheen: Proposal) wordt gemaakt, of wanneer een iemand beschikbaar is om je geschreven artikel te controleren. De deadlines zijn strak en iedereen is druk, zeker in de zomer. Dus plan vooruit – samen!

Elke projectgroep bestaat doorgaans uit de volgende personen:

Reporters (Verslaggevers)

De Reporters zijn degenen die daadwerkelijk naar het festival gaan. Dit kunnen (editorial of social) redacteuren, fotografen, podcasthosts, etc. zijn. Zij schrijven de artikelen, maken de stories en produceren de content. Zij zijn onze ogen en oren ter plaatse.

Crew Lead

Elke projectgroep wordt geleid door een Crew Lead. Deze persoon neemt het initiatief en zorgt ervoor dat alle deadlines behaald worden. Deze persoon is ervoor verantwoordelijk dat: 

• De brainstorm voor het contentplan wordt gepland en geleid
• Het contentplan op tijd wordt opgeleverd
• De databasepagina van de betreffende festivaleditie up-to-date gehouden wordt
• De geplande content uit het contentplan tijdig wordt gecheckt en gepubliceerd wordt
• (Bij focusfestivals) belangrijk nieuws vanaf de festivalweide wordt opgepakt door het coverage-team (of wordt uitgezet bij de home reporter of de redactie)
• (Bij fotograaf) De gemaakte foto’s van het festival correct in de mediabibliotheek worden geüpload (incl. credits en omschrijvingen)

Checkers

Zorg van tevoren dat je hebt rondgevraagd wie er tijdens het festivalweekend beschikbaar is om jouw verslagen te checken. Net als voor andere artikelen geldt voor verslaggeving het ‘vierogenprincipe’: alles moet gecheckt worden voor publicatie. Je bent er als reporter echter nog steeds verantwoordelijk voor dat alles op tijd online komt, dus het is verstandig om vooruit te denken en tijdig iemand te vragen.

Uitzondering: Wanneer je in een projectgroep zit met drie of meer tekstredacteuren, kunnen jullie elkaars werk controleren en publiceren.

Head of Coverage

Als Head of Coverage is Boy lid van elk projectteam om toezicht te houden op deadlines, eventuele dubbelingen in invalshoeken tussen verschillende festivals en de algemene voortgang. Natuurlijk helpt hij je ook graag als je vragen hebt over de procedure of over specifieke invalshoeken die je in je voorstel wilt opnemen. Boy geeft meestal ook de feedback op je Contentplan en keurt deze goed.

Home Reporter

Voor sommige van onze belangrijkste festivals (zoals Pinkpop en Lowlands) werken we met een Home Reporter: een teamlid dat niet op het festivalterrein is, maar vanuit huis werkt. Deze is het hele weekend beschikbaar om sociale media en livestreams in de gaten te houden, om zo ‘snackable’ of ‘virale’ content te spotten die we op onze kanalen kunnen hergebruiken. Reporters houden tijdens het festival nauw contact houden met de Home Reporter, zodat we snel kunnen inspelen op interessante ontwikkelingen.