Chiel Veldhuisen regelt met Drinx horeca op festivals: ‘We krijgen regelmatig de vraag naar bijzondere whisky’s’

864

Interviewreeks ‘Festivalacts: van boeking tot show’

Klik op de keten om tussen de verschillende interviews te schakelen.

Het enige dat jij hoeft te doen om je favoriete act op een festival te zien, is een kaartje kopen en op komen dagen. Aan de achterkant is het proces minder simpel. In de vierdelige interviewreeks ‘Festivalacts: van boeking tot show’ duiken we in samenwerking met Fuze Tea dieper in dat proces. Met in deel 3 de spotlight op horeca en duurzaamheid.

De artiest is een poos geleden al geboekt, de kaartjes worden verkocht: het evenement komt in zicht. Dat is het moment dat Chiel Veldhuisen, Projectmanager Evenementen bij horecaspecialist Drinx, een belletje krijgt van de producer van het event. “Over de berekening en levering van de dranken, het opbouwen van de barren, het vinden van geschikt barpersoneel: wij regelen het allemaal,” introduceert Chiel.

Ben je in de afgelopen jaren op Ploegendienst, Day at the Park of Bevrijdingsfestival Den Haag geweest, dan is de kans groot dat je welverdiende biertje door Chiel werd geregeld. “Als de aanvraag bij ons binnenkomt, ben ik eerst bezig met berekeningen, bestellingen en planningen. Tijdens de opbouw van het festival coördineer ik het opbouwen en het bevoorraden van de barren. Om vervolgens na afloop te zorgen dat alles weer op de juiste manier van het terrein verdwijnt. Wanneer iedereen aan het nagenieten is van het festival, richt ik mij op de cijfers en verzorg ik de administratieve afwikkeling.”

De horeca van Drinx op A Day At The Park festival 2019
De bar van Drinx op A Day at the Park in 2019

De invloed van een artiest op de horeca

Hoewel het wel eens voorkomt dat een artiest bepaalt wat er verkocht wordt op een festival (meest extreme voorbeeld: Morrissey die eist dat alle venues waar hij speelt vegetarisch serveren), zijn dat de zeer zeldzame uitzonderingen. De organisatie stemt het assortiment af rekening houdend met twee zaken: “Wij kunnen elk merk leveren, met iedere leverancier in Nederland hebben we onafhankelijke deals. Op basis daarvan stellen we sponsorpakketten samen, die wij dan weer voorleggen aan de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan zaken als ‘neem je X liter af van biermerk A krijg je Y cent korting per liter’. Dit weegt zeker mee in de keuze van het assortiment, maar doorslaggevend is hier de doelgroep van het event. We schenken over het algemeen een ander assortiment op een urban event, dan dat we doen op een tribute of techno event.”

Een individuele artiest heeft dus over het algemeen niet direct invloed op het assortiment, maar de complete line-up dus zeker wel. Zijn er nog andere zaken die afgestemd worden op wie er op het podium staat? “Zeker! Het rooster van ons barpersoneel is afhankelijk van de line-up. Wij willen dat iedere bezoeker de ultieme festivalbeleving heeft, te lang wachten op je drankje hoort daar zeker niet bij. Staat er een act van het kaliber Racoon of Foo Fighters, dan weet je dat het veld vol gaat stromen en de barren het extra druk gaan krijgen. Dus zijn er extra handjes nodig.”

De horecapartner heeft ook van doen met artiesten via hun riders: de lijst met verzoeken van een artiest. Die ontvangt Chiel dan via de producer. Gelukkig hoeft hij over het algemeen niet op zoek naar de acht favoriete kauwgommerken van Justin Bieber of uren te verspillen aan het sorteren van blauwe M&M’s. Waar Drinx wel bij helpt is het afvinken van de drankeisen van de artiest: “We krijgen regelmatig de vraag naar bijzondere, en meestal erg prijzige, whisky’s of een bepaald merk energiedrank. Dankzij ons netwerk kunnen wij hier eigenlijk altijd wel in voorzien.”

Een compleet festival voorzien van drank 

Weken en soms zelfs maanden voordat het festival start begint Chiel al met de voorbereidingen. Van het aanvragen van de drankvergunning tot bepalen waar de barren komen te staan. En van het bestellen van alle voorraden tot inplannen van barpersoneel. Ongeveer een week voordat het festival van start gaat, begint de opbouw van het horecagedeelte. Tijdens die dagen is de taak aan Chiel om alles zo te coördineren dat alle leveranciers hun producten gemakkelijk kunnen leveren en installeren.

Horeca medewerkers van Drinx op Op Dreef festival 2018

“Snelheid en goede service zijn bepalend voor de sfeer. Om die te garanderen hebben we een flinke poule met ervaren barmedewerkers. Voor een groot event, zoals Ploegendienst, roosteren wij zo’n 130 man in. Het is hard werken, maar voor festivalliefhebbers is het zeker geen straf. Vanachter de bar kun je prima meegenieten van het festival,” licht Chiel toe.

En hoewel de opbouw voor een groot festival een paar dagen in beslag neemt, is de afbouw vaak al binnen één á twee dag gefixed. Wanneer het terrein helemaal leeg is, aan Chiel de taak om de data te verzamelen en de administratieve afwikkeling te verzorgen. Pas daarna zit zijn taak erop.

Het event dat hem het meest is bijgebleven was in Almere: “Een jaar of 10 terug deden we hoog zomer een leuk techno festival in Almere Buiten Park. Een heerlijke warme dag met een volle bak aan bezoekers. De sfeer zat er goed in en de drank was niet aan te slepen. Zo tegen het begin van de avond sloeg het weer ineens om en ging het enorm hard waaien. De storm kwam zo plotseling opzetten dat voor we het goed en wel doorhadden, we ons moesten vastklampen aan de bar-tenten omdat we anders zouden opstijgen. Natuurlijk waren de tenten goed verankerd en met betonblokken verzwaard, maar die storm loog er niet om. Politie en brandweer waren vrij snel ter plaatse om het terrein te ontruimen en ondertussen vloog er van alles door de lucht. Uiteindelijk is ook een van de bar-tenten alsnog de lucht in gegaan en het staal van de tent is als een verwrongen hoopje teruggevonden in het bos. Zelfs het hoofdpodium is destijds gedeeltelijk ingestort. Gelukkig is iedereen veilig van het terrein af gekomen en is iedereen er, naast materiële schade, goed vanaf gekomen. Pas later die nacht toen ik weer op huis aan ging besefte ik hoe heftig die storm moet zijn geweest. Ik reed langs hele stukken platgeslagen bos en op veel plaatsen lagen volwassen bomen over en langs de wegen. En overal waren hulpdiensten nog bezig de weg weer vrij te maken. Toen pas wist ik hoe goed we er eigenlijk vanaf zijn gekomen. Ik zal dit nooit meer vergeten.”

Duurzaam achter de bar

Tijdens een festival gaan er flink wat plastic bekertjes over de bar. Omzettechnisch is dat fantastisch, maar echt duurzaam klinkt het niet. In het geval van Drinx is het dat tóch wel: zij werken samen met de stichting CircularPET. Zij hebben een bekersysteem ontwikkeld die 100% circulair is, ofwel cup-to-cup. Een systeem dat steeds populairder wordt, legt Chiel uit: “Op het festival worden de drankjes verkocht in zachte bekers van rPET plastic. Door een returnsysteem zorgen we ervoor dat de bekers terugkomen naar de bar. Dit kan zijn door bij de eerste bestelling een extra muntje te rekenen voor de beker, levert de koper bij de volgende bestelling de beker weer in hoeft hij geen nieuwe te betalen. Maar onze voorkeur gaat naar het uitdelen van een ‘recycle token’. In dat geval krijgt elke festivalganger bij binnenkomst één token die ze bij de bar gratis kunnen inleveren voor een bekertje. Zolang ze hun bekertje terug blijven brengen naar de bar krijgen ze gratis een nieuwe. Zo belast je de bezoeker niet ongevraagd met extra kosten en maak je het recyclen toegankelijker.”

Al deze ingezamelde bekers worden na het festival opgehaald door een verwerkingsbedrijf die het plastic zo verwerkt dat een gespecialiseerde recycler de bekers om kan zetten tot grondstof voor nieuwe bekers. Van deze rPET grondstof maakt de beker producent opnieuw bekers die jij vervolgens weer kunt bestellen tijdens je volgende festival bezoek!

De horeca van Drinx op Op Dreef  festival 2019
De horeca van Drinx op Op Dreef in 2019

Op naar een ramvolle festivalzomer

Het zijn pittige tijden voor de evenementenbranche, zo ook voor Drinx. Het afgelopen jaar is zo’n 95% van de boekingen geannuleerd. Maar Chiel vertelt dat ze niet helemaal stil hebben gezeten: “We hebben gelukkig wel een aantal kleinere events kunnen doen, met 750 bezoekers. Heel leuk om te doen, de sfeer op zo’n klein festival is echt fantastisch. En in juni hebben we één van de weinige grotere festivals mogen cateren, Ploegendienst. Twee dagen lang waren er zo’n 20.000 bezoekers. Na ruim een jaar bijna stil gestaan te hebben was dat best even pittig, maar ook super tof om eindelijk weer te mogen doen!”

Ondanks de opnieuw verscherpte maatregelen wil Chiel positief naar het komende festivalseizoen blijven kijken: ”We hebben nu al een goed gevulde agenda. Ik blijf positief, en ga er vanuit dat we er deze zomer gewoon weer tegenaan kunnen.”

Interviewreeks ‘Festivalacts: van boeking tot show’

Digital nomad met een voorliefde voor de Nederlandse taal. Vandaar mijn rol als Ambassadeur Nederpop. Maar ik ga ook erg lekker op harde gitaren! Je vindt mij ieder jaar sowieso terug op Pinkpop.